Rahmenkonzernbetriebsvereinbarung zur Einführung, zum Betrieb und zur Änderung von Systemen der Informations- und Kommunikationstechnik

Zwischen

der … Aktiengesellschaft (… AG)

(ggf. vertreten durch… )

und

dem Konzernbetriebsrat (KBR) der … AG,

Diese Rahmenbetriebsvereinbarung verfolgt das Ziel, alle wiederkehrenden Aspekte der Einführung und des Betriebs von Systemen der Informations- und Kommunikationstechnik (luK) in einem

strukturierten Prozess zu regeln. Die besonderen Aspekte, die einzelne Systeme oder Systemkomponenten mit sich bringen, sind in separaten Betriebsvereinbarungen zu regeln.

Für diese Betriebsvereinbarungen gelten die Bedingungen dieser Rahmenbetriebsvereinbarung grundsätzlich. Abgeschlossene Betriebsvereinbarungen zu IUK—Systemen werden in einem gesonderten Register zu dieser Rahmenbetriebsvereinbarung geführt. Diese sind aber nicht Anlagen im Sinne der Ziffer 8 Abs. 3 dieser Betriebsvereinbarung.

1. Ziele

Ziele der Rahmenbetriebsvereinbarung luK sind:

  • die sozialverträgliche Einführung und Betrieb der Systeme
  • der rechtskonforme Betrieb der Systeme, insbesondere müssen folgende Gesetze eingehalten werden: Bundesdatenschutzgesetz, Telekommunikationsgesetz, Krankenhausgesetze, Betriebsverfassungsgesetz
  • ein qualifiziertes und kompetentes Arbeiten aller Beschäftigten mit luK-Systemen
  • der Schutz der Persönlichkeitsrechte aller Beschäftigten
  • die Umsetzung der betrieblichen Mitbestimmung und der gesetzlichen Aufgaben des Konzernbetriebsrates
  • der maximale Schutz miterbeiterbezogener oder—beziehbarer Daten vor unbefugtem Zugriff und Missbrauch derselben

Die Systeme dienen der Umsetzung betrieblicher Abläufe sowie der internen wie externen Kommunikation.

 

2. Geltungsbereich

Diese Betriebsvereinbarung gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Zuständigkeitsbereich des KBR der … AG für alle konzernweit eingeführten luK-Systeme oder solche Systeme, deren Regelung an den KBR delegiert wurde. Darüber hinaus sichert der Arbeitgeber zu, die sich aus den Regelungen ergebenden Verpflichtungen sinngemäß auch für Systeme anzuwenden, die nicht in den Zuständigkeitsbereich der KBV fallen, sofern mit dem dann zuständigen Gesamtbetriebsrat oder örtlichen Betriebsrat keine anderslautende Regelung vereinbart wurde.

Alle Personen und Institutionen (Dritte), die für die … tätig sind, sind auf die Inhalte dieser Betriebsvereinbarung hinzuweisen und auf die Einhaltung schriftlich zu verpflichten.

Für diese Vereinbarung sind die Begriffsbestimmungen der Anlage 1 maßgeblich.

 

3. IuK-Ausschuss, IT-Board und EDV-Ausschuss

Der KBR bildet einen luK-Ausschuss, dessen Aufgabe es ist, die Informationen über die im Konzern und seinen Unternehmen und Betriebsstätten eingesetzten oder geplanten luK-Systeme und deren Änderungen zu sammeln und an die jeweils zuständige Ebene weiterzuleiten. Dieser setzt sich aus maximal sieben sachverständigen Mitarbeitern zusammen; um die gesetzlichen Unterrichtungsansprüche der Gesamtbetriebsräte zu gewährleisten, soll jeder Gesamtbetriebsrat des Konzerns mit mindestens einem Vertreter im luK-Ausschuss beteiligt sein.

Der IUK-Ausschuss bestimmt einen festen Vertreter sowie einen festen Stellvertreter zur Teilnahme an den Terminen des IT-Board; die Aufgabenstellung und Organisation des IT-Boards ergibt sich aus Anlage 2. Der Vertreter und dessen Stellvertreter kann durch Bestimmung eines anderen Vertreters oder Stellvertreters jederzeit durch den Konzernbetriebsrat abberufen werden. Der Vertreter oder im Verhinderungsfalle dessen Stellvertreter nimmt beratend an den Sitzungen des IT-Board teil. Die Teilnahme kann nach freiem Ermessen des Vertreters, im Falle der Verhinderung des Vertreters nach freiem Ermessen des Stellvertreters auch fernmündlich oder durch Videokonferenz erfolgen. Der Vertreter oder im Verhinderungsfall dessen Stellvertreter gewährleistet die Informationsweitergabe an den luK-Ausschuss.

Der luK-Ausschuss entsendet vierteljährlich seine Vertreter an den gemeinsam mit dem Arbeitgeber gebildeten EDV-Ausschuss; im EDV-Ausschuss werden alle Fragen bezüglich der Einführung, des Betriebs und der Änderung von luK-Systemen gemeinsam mit dem Arbeitgeber beraten. Die Beteiligung sowohl des Vertreters im IT-Board, als auch des EDV-Ausschusses dient ausschließlich der Information des Konzernbetriebsrates bzw. der Gesamtbetriebsräte.

Unabhängig von der Beteiligung des Vertreters am IT-Board und des Konzernbetriebsrates und der Gesamtbetriebsräte am EDV-Ausschuss bleibt der Unternehmer dafür verantwortlich, dass die zuständigen Betriebsräte die sie betreffenden Informationen, im Rahmen der fortbestehenden betriebsverfassungsrechtlichen Zuständigkeiten (Konzernbetriebsrat, Gesamtbetriebsräte, örtliche Betriebsräte), so rechtzeitig und so umfassend erhalten, dass die Wahrnehmung der jeweiligen Mitbestimmungsrechte möglich ist.

Insbesondere werden die jeweiligen Mitbestimmungsrechte der unterschiedlichen Betriebsratsgremien durch die Beteiligung nicht eingeschränkt.

 

4. Einführung und Inbetriebnahme von IuK-Systemen

Unter der Einführung von Systemen wird die Entscheidung über eine Anschaffung und konkrete Inbetriebnahme eines luK-Systems verstanden, sowie die Ausgestaltung des Umfangs und der technischen Umsetzung der Inbetriebnahme und des Betriebs.

Das je nach konkret geplanter Einführung zuständige Betriebsratsgremium wird zum Zwecke der Ausübung seines Mitbestimmungsrechtes in der Planungsphase rechtzeitig und umfassend vom Unternehmer unterrichtet, sodass eine Prüfung eventueller Mitbestimmungsrechte und eine Wahrnehmung derselben noch möglich ist.

Sofern bei der Einführung, dem Betrieb oder der Änderung von luK-Systemen personenbezogene und personenbeziehbare Daten von Beschäftigten erhoben, verarbeitet, gespeichert oder weitergegeben werden, ist vom Beauftragten für Datenschutz entsprechend § 4d Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) eine Vorabkontrolle vorzunehmen. Der Beauftragte für Datenschutz überlässt dem zuständigen Betriebsrat und dem Projektverantwortlichen das Protokoll und das Ergebnis der Vorabkontrolle unaufgefordert und ist dem zuständigen Betriebsrat zur Auskunft verpflichtet. Der Betriebsrat ist berechtigt, Einwendungen gegen die Ergebnisse der Vorabkontrolle in Textform zu erheben. Das Mitbestimmungsrecht des zuständigen Betriebsrats bleibt davon unberührt.

Um eine kompetente Zusammenarbeit zu gewährleisten, sind dem zuständigen Betriebsrat die mit der Planung und Umsetzung betrauten sachkundigen Arbeitnehmer zu benennen, die ihn bei den anstehenden Aufgaben unterstützen.

Die Rechte des zuständigen Betriebsrats zur Hinzuziehung eines Sachverständigen aus § 80 III BetrVG bleiben unberührt.

 

5. Betrieb von IuK-Systemen

Die Nutzung von luK-Systemen erfolgt unter Einhaltung der eingangs formulierten Ziele. Verhaltens- und/oder Leistungskontrolle sind grundsätzlich ausgeschlossen, sofern sie nicht von den jeweils betriebsverfassungsrechtlich zuständigen Gremien und dem Arbeitgeber in gesonderten Betriebsvereinbarungen ausdrücklich vorgesehen bzw. zugelassen sind.

Die luK-Systeme werden insbesondere nicht zum Leistungsvergleich oder zur Leistungsbemessung der Mitarbeiter ohne eine solche, zuvor genannte Vereinbarung genutzt. Auch eine Datenverarbeitung und —auswertung sowie eine mittelbare Leistungs- und Verhaltenskontrolle sind ebenso unzulässig, wie arbeitsrechtliche Maßnahmen, die auf einer nach dieser Vereinbarung unzulässigen Datenerfassung oder —nutzung beruhen. Informationen, die in diesen Fällen unter Nichtbeachtung der in dieser Rahmenbetriebsvereinbarung enthaltenen Bestimmungen gewonnen wurden, dürfen auch nicht als Grundlage, Rechtfertigung oder Beweismittel für arbeitsrechtliche Maßnahmen herangezogen werden und es gilt ein generelles Beweisverwertungsverbot. Etwas anderes gilt nur gegenüber denjenigen Personen, die gegen die Schutzbestimmungen der Arbeitnehmer aus dieser Rahmenbetriebsvereinbarung verstoßen; hier sind arbeitsrechtliche Maßnahmen möglich.

Beschäftigte, die mit luK-Systemen arbeiten, werden zeitnah vor Aufnahme dieser Tätigkeiten umfassend über die geltenden Sicherheitsbestimmungen und die gesetzlichen Verpflichtungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten informiert. Sie werden weiterhin vor Aufnahme der Tätigkeit in angemessenem Umfang im Umgang mit den für sie relevanten luK-Systemen qualifiziert. Der Inhalt und Umfang der Qualifikation und der Kreis der zu schulenden Personen wird gemeinsam mit dem zuständigen Betriebsrat verbindlich geregelt. Für technische Fragen im Betrieb werden für die Anwender kompetente Ansprechpartner benannt. §§ 96ff Betriebsverfassungsgesetzes bleiben unberührt.

Zur Sicherstellung und Überprüfbarkeit des Datenschutzes führt der Beauftragte für Datenschutz ein Verfahrensverzeichnis (Verarbeitungsübersicht nach § 4g Abs. 2 BDSG), in dem die Arten der personenbezogenen und personenbeziehbaren Daten, die Art der Verarbeitung sowie die zugriffsberechtigten Personen ausgewiesen werden. Diese Informationen sind den zuständigen Betriebsräten zugänglich zu machen.

Sämtliche Personen, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit der Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Weitergabe von personenbezogenen und personenbeziehbaren Daten beschäftigt sind, werden nach entsprechender Qualifizierung nach § 5 BDSG auf das Datengeheimnis verpflichtet. Dabei werden sie auch über diese Vereinbarung informiert, sowie in das Datenschutzhandbuch der … eingewiesen.

Die Betriebsräte sind berechtigt, im Rahmen ihrer allgemeinen Aufgaben die Einhaltung der Gesetze im Arbeitsverhältnis und die Einhaltung dieser Rahmenbetriebsvereinbarung sowie eventueller anderer relevanter Betriebsvereinbarungen und Regelungen zu kontrollieren. Im Rahmen dieser Rechte ist den Betriebsräten der Zugang zu den Arbeitsplätzen, an denen luK-Systeme eingesetzt werden, zu gewähren und die hierzu notwendigen Informationen sind zu erteilen.

Der zuständige Betriebsrat hat insbesondere das Recht, sich an einem geeigneten Rechner diejenigen Funktionen anzuzeigen und auszudrucken oder dies von befähigtem Personal durchführen zu lassen, die u.a. Aufschluss über den Systemzustand, installierte Anwendungen, gegebene Zugriffsrechte und aktive Protokolle geben. Er erhält Einsicht in die System-, Überwachungs- und Änderungsprotokolle, Schnittstellendateien, System und Anwendungsunterlagen, falls solche vorhanden sind. Die Betriebsräte werden in dem von ihnen für erforderlich gehaltenen Umfang und Maße in die jeweiligen luK-Systeme eingewiesen bzw. qualifiziert.

Die Kontroll- und Auskunftsrechte erstrecken sich auch auf Dritte und auf betriebsexterne Personen, die mit den luK-Systemen befasst werden.

Die Beschäftigten haben das Recht, Auskunft über die Verwendung ihrer Daten zu erhalten, sowie die Möglichkeit, unrichtige oder unberechtigte Eintragungen korrigieren zu lassen bzw. gemäß gesetzlicher Fristen löschen zu lassen. Sie werden vom Arbeitgeber über diese Rechte informiert. Ansprechpartner für dieses Anliegen ist die Geschäftsleitung/Kaufmännische Direktion.

Bestehen seitens des zuständigen Betriebsrats, eines Gesamtbetriebsrats oder des Konzernbetriebsrats Fragen hinsichtlich des rechtskonformen Betriebs von luK-Systemen, so hat der Arbeitgeber die Aufgabe, diese Fragen zeitnah, spätestens innerhalb von 2 Wochen in Textform qualifiziert und verbindlich zu beantworten, um Misstrauen innerhalb der Belegschaft vorzubeugen und die Rechtskonformität des Betriebs darzustellen. Dem Konzernbetriebsrat, Gesamtbetriebsrat oder örtlichen Betriebsrat bleiben im Rahmen seiner Zuständigkeit die Möglichkeiten des BetrVG, durch eigene Sachverständige die Rechtskonformität prüfen zu lassen.

Personenbezogene / personenbeziehbare Daten dürfen nicht länger als gesetzlich erforderlich auf maschinell verwertbaren Datenträgern gespeichert werden; gibt es keine Vorgabe, sind die entsprechenden Daten nach Wegfall des Speicherzwecks unverzüglich zu löschen.

Entgegen den Regelungen dieser Rahmenbetriebsvereinbarung oder anderer Betriebsvereinbarungen gespeicherte Daten dürfen weder weiterverarbeitet noch ausgewertet werden. Sie sind umgehend zu löschen.

Personenbezogene oder personenbeziehbare Daten aus sozialen Netzwerken dürfen nicht zum Nachteil der Mitarbeiter erhoben oder genutzt bzw. gespeichert werden.

 

6. Änderungen von luK-Systemen

Änderungen an den Systemen werden analog zur Neueinführung und Inbetriebnahme (siehe Punkte 4. und 5.) behandelt. Das gilt nicht für die üblichen Softwareaktualisierungen, sofern diese nicht den Funktionsumfang mitbestimmungsrelevant erweitern oder die Arbeitsabläufe ändern. Über solche Aktualisierungen sind die zuständigen Betriebsräte dergestalt zu informieren, dass sie sich selbst ein Bild verschaffen können, ob mitbestimmungsrelevante Veränderungen vorgenommen werden sollen.

 

7. Überprüfung und Änderung bestehender luK-Systeme

luK-Systeme, die bereits vor dem Abschluss dieser Rahmenbetriebsvereinbarung in Betrieb genommen wurden und die dazu geeignet sind, mitarbeiterbezogene oder mitarbeiterbeziehbare Daten zu verarbeiten und nicht durch eine eigene Betriebsvereinbarung geregelt sind, werden vom KBR innerhalb einer vom KBR jeweils selbst zu bestimmenden Überprüfungsfrist dergestalt überprüft, ob sie konform zu den Regelungen gemäß der Ziffern 5 dieser Betriebsvereinbarung und im Falle der in Betracht kommenden gesetzlichen Zuständigkeit des KBR auch betriebsverfassungskonform betrieben werden. Im Zweifel einigen sich die Betriebsparteien auf einen Betrieb des Systems, die dem in dieser Betriebsvereinbarung festgelegten Sinn am nächsten kommt.

Davon unberührt bleiben die Mitbestimmungsrechte des Konzernbetriebsrates, der Gesamtbetriebsräte sowie der örtlichen Betriebsräte.

Alle Änderungen an bestehenden Systemen, auch an solchen, die vor dem Abschluss dieser Rahmenbetriebsvereinbarung in Betrieb genommen wurden, unterliegen den Regelungen dieser Rahmenbetriebsvereinbarung.

Als Basis für ein Verzeichnis der bereits in Betrieb genommenen Systeme (Anlage 3) dienen die Verfahrensverzeichnisse der einzelnen Betriebsstätten, diese werden dem KBR überlassen, um die betriebsverfassungsrechtliche Zuständigkeit zu ermitteln und zum Zwecke der Wahrnehmung der gesetzlichen Mitbestimmung.

 

8. Schlussbestimmungen

Sofern die Einführung, der Betrieb oder die Änderung von luK-Systemen dazu führen, dass sich die Arbeitsbedingungen (wie z.B. Organisation, Abläufe) ändern, so sind diese Änderungen mit dem zuständigen Betriebsrat zu beraten und soweit mitbestimmungspflichtig zu regeln. Dies betrifft auch die Planung, die Qualifizierung und die personellen Maßnahmen.

Arbeitgeber und Konzernbetriebsrat verpflichten sich, bei Streitigkeiten, die die Auslegung und die Anwendung dieser Vereinbarung betreffen, unverzüglich Verhandlungen mit dem Ziel einer einvernehmlichen Regelung aufzunehmen. Ist kein Einvernehmen zu erzielen, entscheidet die Einigungsstelle.

Alle Anlagen sind fester Bestandteil der Betriebsvereinbarung.

Sollte eine Bestimmung dieser Betriebsvereinbarung unwirksam sein oder werden oder widerspricht eine Vorschrift dieser Betriebsvereinbarung höherrangigem Recht, so bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen davon unberührt. Die Vertragsparteien werden sich in einem solchen Fall darauf verständigen, anstelle der unwirksamen Bestimmung Regelungen zu treffen, die dieser Bestimmung wirtschaftlich und sozial am nächsten kommen. Gleiches gilt für etwaige Regelungslücken. Ist kein Einvernehmen zu erzielen, entscheidet die Einigungsstelle.

Die Mitbestimmungsrechte der zuständigen Betriebsräte bleiben von dieser Betriebsvereinbarung unberührt und sind nicht verbraucht.

Diese KBV löst die „Konzernbetriebsvereinbarung über EDV” vom … ab.

Diese Vereinbarung tritt mit dem Tag der Unterzeichnung in Kraft Sie kann mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende gekündigt werden. Im Falle der Kündigung wirkt sie mit allen ihren Regelungen nach.

 

Ort, Datum

Unterschriften

 

Anlagen:

1)            Begriffsbestimmungen

2)            Aufgaben und Organisation IT-Board (PDF-Dokumente)

3)            Liste der IT-Systeme aus den Verfahrensverzeichnissen der Einrichtungen (in Listenform als Zusammenfassung aller IUK-Systeme aus den Verfahrensverzeichnissen)

Anlage 1 Begriffsbestimmungen

  1. luK Systeme bestehen aus personellen (Qualifikation, Motivation), organisatorischen (Aufbau-und Ablauforganisation) und technischen (Hardware, Software) Komponenten zum Zwecke der Informationsversorgung von Akteuren.
  2. Verwenden ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede Vorgangsreihe im Zusammenhang mit Daten wie das Erheben, das Speichern, die Organisation, die Aufbewahrung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Benutzung, die Weitergabe durch Übermittlung, Verbreitung oder jede andere Form der Bereitstellung, die Kombination oder die Verknüpfung sowie das Sperren, Löschen oder Vernichten.
  3. Die Einführung bezeichnet alle Arbeitsschritte, die bis zum produktiven Einsatz eines luK-Systems, Programms oder einer Programmkomponente durchlaufen werden. Darunter sind insbesondere das Anpassen, der Test und die Freigabe zu fassen.
  4. Die Anwendung bezeichnet den produktiven Einsatz eines luK-Systems.
  5. Änderung ist jede Veränderung des produktiv eingesetzten luK-Systems.
  6. Daten sind Angaben oder Merkmale einer Sache, eines Sachverhalts oder einer Person.
  7. Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über die persönlichen oder sachlichen Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren Person.
  8. Gestalten ist jede Form der Änderung von luK-Systemen, die die Arbeitsaufgabe, den Arbeitsablauf und die Arbeitsorganisation einzelner Beschäftigter oder von Beschäftigtengruppen betreffen.